Verhuizen is een hoop werk, laat staan als u uw kantoor moet inpakken en deze moet verhuizen. Een bedrijfsverhuizing kan stressvol zijn, daarom huren veel mensen ook verhuisfirma’s om deze lastige taak uit handen te geven. Taken zoals het inpakken van het kantoormeubilair zoals bureau’s en bureaustoelen, de administratie die erbij komt en het werk met het personeel dat tijdelijk stil komt te liggen. Toch is het mogelijk om het zelf te doen, waar kiest u voor? En als u ervoor kiest om dit zelf te ondernemen, waar moet u dan allemaal op letten? Hier vindt u het antwoord.

Goede planning halve werk

Bij een kantoorverhuizing is planning noodzaak omdat u het risico heeft als ondernemer om in een chaotische werksituatie van uw kantoor terecht te komen. Om dit te vermijden is het slim om een gedetailleerde planning aan te meten om het verhuizen zo soepel mogelijk te laten verlopen tijdens een bedrijfsverhuizing. Deze taak wordt meestal overgedragen aan een projectcoördinator of projectmanager. Veel bedrijven maken voor een kantoorverhuizing dan ook een draaiboek om de verhuizing tot in de puntjes te regelen. Hier staan de taken van de verhuizers in tijdens de kantoorverhuizing en de ordening en het inpakken van het materiaal van het kantoormeubilair; bureaus, bureaustoelen en alles wat hoort bij het bedrijf. Daarnaast kunnen niet alle afdelingen tegelijkertijd verhuizen, daarom moet er ook een passende volgorde gemaakt worden voor de kantoorverhuizing. Administratie is hierbij onmisbaar, alles wat gedaan moet worden, moet worden genoteerd.

Verhuisfirma

Een bedrijfsverhuizing verloopt vaak via een verhuisfirma, voor veel bedrijven, zeker grote bedrijven is dit een veilige keus. Op deze manier kan het kantoormeubilair veilig getransporteerd worden tijdens een kantoorverhuizing en is er vaak sprake van wettige afspraken tussen beide partijen. Ook hebben de professionele verhuisfirma’s een erkend keurmerk genaamd ‘Professionele Project Verhuizers’, of ‘Erkende Verhuizers’.

Afspraken verhuisfirma

Kiest u dus voor een verhuisfirma, dan moeten het draaiboek overhandigt worden aan het desbetreffende verhuisfirma en moeten er duidelijke afspraken gemaakt worden over het verhuizen. De bedrijfsverhuizing zal ver van tevoren moeten worden ingepland worden met de verhuisfirma om dubbele boekingen of überhaupt een plek te krijgen in de agenda van de verhuizers. De beste dag om te verhuizen voor een bedrijf is op een zaterdag. Er komt dan een toeslag van vijfentwintig procent bovenop de normale kosten, op zondag is dit al stukken hoger, namelijk vijfenzeventig procent. Het voordeel van het verhuizen in het weekend is om het werk van het bedrijf niet te verhinderen.

Totaalaanpak of deelproject

Een bedrijfsverhuizing gebeurt als geheel bedrijf, dit moet snel gebeuren want dan moet er in een korte tijd een heel bedrijf verhuizen. Bij een deelproject wordt er langzaam maar zeker naar een doel gewerkt, bijvoorbeeld als er al langer een kantoorverhuis gepland is of als er slechts één of meerdere afdelingen verhuizen. Bij beiden soort projecten moeten er goede afspraken worden gemaakt worden over de kantoorverhuizing en werkt structuur dan ook het best. Hierover neemt de project coördinator de leiding. Het nadeel van een totaalaanpak waarbij er een kantoorverhuizing plaats moet vinden zijn er ook grotere onkosten. Hoe meer materiaal en uren de verhuizers nodig hebben, hoe duurder het kantoorverhuis project zal worden.

Taken verhuizers

De taken van de verhuizers zijn onder andere het inpakken van kantoormeubilair zoals bureaus en bureaustoelen, het onderhouden van de administratie: het laten maken van een draaiboek kan worden uitbesteed aan de verhuisfirma en tot slot het monteren van het verhuismateriaal. Daarnaast zullen verhuizers het kantoormeubilair moeten voorzien van etiketten en moet ze deze inpakken tijdens de kantoorverhuizing. Ook zal de verhuisfirma het kantoormeubilair uit elkaar moeten halen maar vervolgens ook weer in elkaar monteren op de plek van bestemming. De verhuizers zullen de plek ten slotte schoon en opgeruimd achter laten nadat de kantoorverhuizing klaar is.

Professioneel materiaal

Bij een kantoorverhuizing is er vaak een groot aantal kantoormeubilair, hier zitten vaak grote en zware objecten tussen. Niet alleen het inpakken van bureaus en bureaustoelen maar denk bijvoorbeeld aan koffieautomaten, kopieermachines en andere. Er moet dan gebruik worden gemaakt van liften om dit van een hogere etage van uw bedrijf naar beneden te halen. Het nadeel van het inhuren van een verhuisfirma bij een kantoorverhuizing is dat dit niet altijd inbegrepen is in een pakket, u zult dit dus moeten regelen naast het kantoorverhuis bedrijf bij een ander bedrijf die deze lift diensten levert. Verhuisfirma’s maken echter wel gebruik van beschermmateriaal voor het inpakken van kantoormeubilair, daarnaast wordt er gelabeld met etiketten en worden dozen afgetaped om te voorzien van de veiligheid tijdens het kantoorverhuis transport. Objecten en kantoormeubilair die sneller beschadigd kunnen worden, worden vaak apart getransporteerd tijdens een kantoorverhuis project.

Vakkundige, snelle verhuizers

Een compleet team zullen bij een kantoorverhuis project voor het bedrijf klaar staan van onder andere: vrachtwagenchauffeurs, verhuizers die inpakken, meubelmonteerders en een ervaren ploegleider die de zaak in het zicht houdt voor de kwaliteit van uw bedrijfsverhuizing. Als service bieden verhuizers bij een kantoorverhuis project aan om kantoormeubilair te demonteren en te monteren, denk bijvoorbeeld aan het los- en vast schroeven van bureaus en bureaustoelen. Dit geldt voor demonteren op de oude locatie tot het monteren op de nieuwe locatie. Bij een kantoorverhuis project geldt ook dat de verhuizers kabels monteren van bijvoorbeeld de internet- en telefoonaansluiting. Het team van de verhuisfirma biedt dit naast het gewone monteren aan als service. Let op dat u goede afspraken maakt met de verhuizers van de verhuisfirma zodat er geen misverstanden ontstaan omtrent de kantoorverhuizing en plan dit goed in. Hoe beter u zelf bent voorbereid, hoe beter de verhuisfirma zijn werk kan doen.

Nazorg

Verhuisfirma’s bieden als service de nazorg, dit is een overeenkomst van het afsluiten van het kantoorverhuis project. Tegenwoordig nemen verhuisbedrijven een rol aan als facilitaire manager die een ‘all-round’ zorg aanbiedt van de dienst. Als nazorg loopt de verhuisfirma vaak het draaiboek en administratie nog eens door als evaluatie van het kantoorverhuis project. Is alles gebeurd en wat is er goed gegaan en wat is er niet goed gegaan? De administratie doorlopen gebeurt dan ook vaak met de projectcoördinator van uw bedrijf en de projectleider van het kantoorverhuis project. Op deze manier wordt er draagvlak gecreëerd voor uw bedrijf en zult u niks merken van het verhuizen van uw kantoor.

Vrijblijvend offertes aanvragen

Denkt u eraan om een verhuisbedrijf in te huren, vergelijk dan welk kantoor verhuisbedrijf bij u en uw bedrijf past door het aanvragen van offertes. Indien via de website van Dirkvervaet.be offertes aanvraagt voor uw verhuis, dan ontvangt u op korte termijn diverse reactie, Met het aanvragen van offertes bespaart u een hoop geld voor uw firma. Door te vergelijken bespaart u tot 40 procent op de kosten.